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책상 서류정리 팁 몇가지만 공개

보통 업무보고 대충 덮어서 책상 서랍이나 자주 놓는 곳에 끼워 놓을 때가 많은데 이러다 보니 그때마다 필요한 서류를 다시 찾으려면 시간도 오래 걸리고 불편했던 적이 많았습니다. 이럴 땐 직장인 책상 서류 정리 팁 몇 가지를 확인하면 되는데요.   

 

저도 평소에 깨끗하게 치우는 스타일이 아니라서 사무실 정리를 자주 하지 않아서 항상 각종 문서들이 여러 가지로 뒤섞여 있을 때가 많습니다. 

 

직장인 책상 정리 기본적인 문제점

 

저도 습관적으로 다 본 서류들은 그냥 파일철에 대충 끼워놓고 서랍에 넣던가 하는데 그래서 항상 회의나 업무로 필요할 때마다 내가 그때 그 서류를 어디에 놔뒀지 하면서 찾는데 한참 걸리곤 하는데요. 이런 생각도 그때뿐이고 막상 또 책상 정리하려면 귀찮고 하니 다음에 하지 그러고 평소처럼 놔두는 경우가 많아요.

 

책상 정리 서류 파일철 관리의 필요성

 

생각해보면 이런 식으로 굳이 시간낭비를 할 필요가 있나 싶기도 하고 평소에 조금만 신경 써서 치워놓으면 더 효율적으로 일을 할 수 있을 듯합니다. 

 

  • 가장 쉽게 할 수 있는 것은 서류 정리 파일들을 이용해서 파일철 색상별로 관리하는 것입니다. 중요한 서류는 빨강 자주 찾는 서류는 파랑 그리고 일반 서류들은 검정 등 색깔별로 다른 파일철에 넣고 자주 보게 되는 서류들은 빠르게 찾을 수 있는 책상 위  근처에 배치.
  • 중요한 파일철과 일반 서류 파일들은 서랍이나 사물함에 넣어두고 그때마다 골라서 꺼내보면 되는데 확실히 색깔별로 파일을 정리해놓으니 여러 가지 다 살펴볼 필요 없이 중요한 서류 찾을 땐 빨강 파일철만 몇 개 골라서 찾으면 되니 예전보다 시간도 단축되고 급하게 서두르지 않아도 되니 좋아요.
  • 개인적으로 이용하는 서류들은 사무실 서랍 정리할 때 위처럼 색상별로 나눠서 넣어두면 마찬가지로 찾기 편하네요.

 

직장인 책상 정리 실행 전과 후

 

  • 일단 회사 서류 찾으려고 책상에서 일어나거나 크게 움직이지 않아도 되니 일할 때 집중력이 흐트러지는 상황이 생기지 않아서 업무를 계속 이어나갈 수 있습니다. 예전에는 서류 찾는다고 여기저기 뒤적거리다가 몇 분에서 십몇분 동안 찾아놓으면 다시 일하려고 할 때 왠지 하기 싫고 여러 복잡한 감정이 들 때가 많았는데 서류 정리 파일로 배치해둔 뒤부터는 그런 것이 많이 줄었네요.
  • 조금 귀찮긴 해도 막상 해보면 꽤 차이가 날 수 있는데 우선 문서의 경우 각자 종류별로 구분해 두는 것이 좋고 중요도나 이용하는 빈도에 따라 배치해야 합니다.
  • 특히 서류들은 같은 사무실 직원들과 공유하는 경우도 자주 있으므로 회의 또는 다른 직원들과 같이 사용할 경우 동선에 따라 배치에 주는 것이 좋습니다.
  • 예를 들어 회의를 자주 하는 곳이라면 사물함을 회의실 근처에 배치해두고 과련 서류 파일들을 이곳에 넣어두면 자연스레 회의하러 갈 때나 끝난 뒤 사물함에 넣어 두기도 편하고 회의 도중 찾으려 할 때도 시간 단축을 할 수 있어서 편하네요.
  • 기존엔 사무실 구석 보관함에 관련 물건과 함께 넣어두고 그때마다 가져다 사용하곤 했었습니다. 그런데 업무를 보다가도 필요할 때 바로 근처에 없으니 흐름도 끊기고 안 좋더군요. 그래서 최근엔 좁더라도 각자 담당자의 자리 근처로 배치해놓으니 처리가 더 빨리진 느낌입니다.

 

위의 책상 서류 정리 팁처럼 어렵지 않으니 간단하게 서류 정리 파일을 이용하거나 사무실 서랍 정리를 해서 생각만 하지 말고 행동으로 옮겨보면 기존과 어느 정도 차이가 있을 것 같습니다.

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